DEMANDE DE COMMUNICATION DE DOSSIER MEDICAL

Références :

 Loi N° 2002-303 du 4 Mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé.

 Décret N° 2002-637 du 29 Avril 2002 relatif à l'accès aux informations personnelles détenues par les professionnels et les Etablissements de Santé en application des articles L. 1111-7 et L. 1112-1 du Code de la Santé Publique.

 Décret N°2003-462 du 21 Mai 2003 – articles R.1111-1 à R.1111-8 du Code de la Santé Publique.

Qui peut avoir accès à son dossier médical ?

- le Patient lui-même (impossible de se faire représenter pour exercer son droit d’accès, donc délivrance impossible au conjoint, au concubin, enfants). Mandat possible pour récupération ou envoie des éléments.

Art L.1111-7 : en cas de HDT ou de HO (Hospitalisation à la demande d’un tiers ou Hospitalisation d’office prononcée par le Préfet), la consultation est subordonnée à la présence d’un tiers ou d’un Médecin désigné par le demandeur, notamment en si risque ou gravité particulière. En cas de refus du demandeur, la Commission Départementale des hospitalisations psychiatriques est saisie.

- L’ayant-droit  (de la personne décédée sauf opposition de celle-ci de son vivant) : le conjoint survivant, les enfants, descendants, ou toute autre personne figurant sur le testament du défunt, les légataires universels ou à titre universel. Un patient dans un état de coma neurovégétatif irréversible, qui est dans l’impossibilité de manifester sa volonté ne peut être assimilée à un patient décédé.

  - Les titulaires de l’autorité parentale pour un mineur (Un mineur a la possibilité de refuser l’accès à son dossier aux détenteurs de l’autorité parentale, s’il souhaite conserver le secret sur son état de santé et sur les soins qui lui ont été apportés. La Loi n’a pas défini de condition d’âge du mineur. art L.1111-7, 5^ème alinéa).

- Pour un Patient sous curatelle simple : le patient lui-même (sans accord du curateur, la curatelle simple n’étant qu’une mesure consultative).

- Pour un Patient sous curatelle renforcée : patient et curateur conjointement.

- Pour un incapable majeur sous tutelle : son tuteur (sans accord du patient).

Attention cas particuliers propres au CHLB et à la Ville de Châlons en Champagne : Suite à la fermeture de la Maison Maternelle, et de la Maternité de la Polyclinique Priollet, l’Etablissement ne détient aucune de ces archives, même dans le cadre de la reprise de l’activité de la Polyclinique. Identiquement, les dossiers de la Polyclinique lors de son transfert dans les locaux du C.H, ne relèvent pas des Archives Hospitalières.

A l’instar de ce qui précède, la fermeture de l’Hôpital militaire en 1999, ne s’est pas traduite pour le CH par une reprise de ses archives, donc en cas de demande d’un patient, l’adresser directement à  :

La Section des Archives Médicales

Hospitalières des Armées,

Boîte postale 15

87998 LIMOGES ARMEES

N° Tél : 05/55/12/12/40

Quant aux demandes de communication de dossiers médicaux remontant à la guerre et donc faisant parti des archives de l’Hôtel Dieu à l’époque, le CH ne peut réserver une suite favorable du fait que le Bâtiment de l’Hôtel Dieu ainsi que ses archives, ont été détruits au cours de la Seconde Guerre Mondiale, lors du bombardement en Mai 1940.

Rappel : Aucune communication de dossier n’est possible directement à un médecin de ville ou à un intermédiaire de santé (infirmières de ville, sages-femmes de ville, kinésithérapeutes etc.), sauf accord écrit du patient (mandat de destination) et sous-réserve de production d’un justificatif d’identité. 

Comment formuler la demande ?

1. Notification à Mme/M. le Directeur de l’Etablissement (courrier/courriel à lui adresser directement).
2. Formulaire de communication du dossier à compléter

             Formulaire de demande d'accès au dossier médical

             Formulaire de demande d'accès au dossier médical       d'une personne décédée pour un ayant-droit

1. Copie de la carte d’identité du Patient ou du demandeur à transmettre.
2. Copie du livret de famille (pour les ayants-droits et détenteurs autorité parentale), extrait d’acte de naissance éventuellement, ou du certificat d’hérédité à transmettre (pour les ayants-droits indirects).
3. Le demandeur a également la possibilité de se rendre sur place, auprès du bureau des Affaires Juridiques et Relations avec les Usagers, afin d’accomplir les formalités administratives nécessaires (compléter l’imprimé et remettre la copie  des justificatifs d’identité requis).

Modalités d'accès à l'issue des formalités administratives accomplies ?

1.  Accès au dossier :

-   L’accès au dossier du Patient peut s’effectuer :

--> soit en consultation sur place (et sur rendez-vous) avec le Médecin Médiateur ou le Praticien concerné, avec possibilité d’en retirer les photocopies souhaitées,

 --> soit par le retrait direct auprès de l’AJRU, ou dans des cas exceptionnels, auprès du/des service(s) de soins (Comptes rendus médicaux),

 -->  soit par l’envoi en recommandé avec accusé de réception dudit dossier au domicile du demandeur.

1. Délais de communication :

- Pour un dossier < à 5 ans : le CH dispose de huit jours à compter de la réception des éléments requis,

- Pour un dossier > à 5 ans : le CH dispose d’un délai de communication de deux mois.

N.B : Conformément aux textes en vigueur, les frais de reprographie et d'expédition sont facturés aux tarifs réglementaires.

Conservation du dossier médical

Aux termes de l’Article R 1112-9 du Code de la Santé Publique, le dossier médical constitué dans l’établissement de santé doit être conservé pendant 20 ans à compter de la date du dernier séjour ou de la dernière consultation externe du patient dans l’établissement (sauf cas d’exception : 10 ans à partir du décès, 28ème anniversaire pour le mineur, 30 ans pour les patients transfusés).

En tant que patient adulte hospitalisé, vous bénéficiez de la possibilité de désigner une personne de confiance (parent, proche, médecin traitant) qui sera consultée au cas où vous ne seriez pas en état d’exprimer votre volonté et de recevoir l’information nécessaire à cette fin.

Si vous le souhaitez, cette personne peut vous accompagner dans vos démarches et assister aux entretiens médicaux pour vous aider dans vos décisions.

La désignation de la personne de confiance s’effectue par ÉCRIT, au moyen d’un formulaire (une vérification de son identité est opérée par les professionnels). Cette désignation est révocable à tout moment ; elle est valable pour la durée de votre séjour hospitalier, sauf si vous en décidez autrement.

Le formulaire est remis par le personnel soignant lors de l’entretien d’accueil dans l’unité .

Elles Indiquent les souhaits de la personne relatifs à sa fin de vie concernant les conditions de la limitation ou l’arrêt de traitement. (Formulaire à télécharger ICI)

• Sont valables à condition qu’elles aient été établies moins de 3 ans avant l’état d’inconscience de la personne, le médecin en tient compte pour toute décision d’investigation ou de traitement le concernant.
• Sont un document écrit par le patient daté et signé où figurent le nom, prénom, date et lieu de naissance du patient.
• Sont révocables à tout moment.